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5 ideas disruptivas para mejorar tu productividad

Los esquemas de trabajo están cambiando. Muchas de las grandes empresas están definiendo nuevas formas de trabajar. Cada días más se promueve el trabajar sin horarios, o bien trabajar desde casa. Las nuevas formas de administrar se enfocan más en los objetivos y en fomentar la creatividad.

Esta nueva forma de ver las cosas definitivamente influye en que ahora comenzamos a poner más atención en la productividad. Generalmente se tiene una idea errónea acerca de que productividad significa trabajar más. Ser productivo no significa trabajar cada minuto del día, o peor aún, pasar muchas horas en la oficina para dar una buena impresión. La idea de que entre más tiempo paso sentado en mi escritorio soy más valorado, es muy perjudicial tanto para la organización como para el profesional.

Ser productivo es hacer más con menos. Es dejar de gastar el tiempo en cosas que no aportan valor y en cambio invertir nuestro tiempo en producir resultados tangibles. Para esto, es necesario cambiar nuestra mentalidad y enfocar nuestros esfuerzos en realizar trabajo que produzca algo, y hacer de esto el eje de tu vida laboral.

Las siguientes propuestas son ideas que puedes comenzar a aplicar de forma paulatina y que te llevarán a tener hábitos más productivos:

1. Define tus metas y actividades. Prioriza.

La pregunta primordial es: ¿Conoces cuáles son tus metas? Tus actividades diarias deben estar alineadas con tus metas a corto y mediano plazo. Estas metas estarán definidas en base a nuestras funciones y puesto dentro de la organización y a nuestro propio objetivo personal de crecimiento. Pregúntate ¿Qué es lo que debo aportar a la empresa? ¿Cómo serán medidos mis resultados? ¿Qué productos, bienes o información debo generar para aportar valor a la empresa?

Ya que tengas tus metas claras, ordénalas por prioridad. Comienza tratando de eliminar todas aquellas actividades que no son prioritarias y que por lo tanto no necesitas para cumplir tus metas. Trata de enfocarte exclusivamente en aquellas tareas que producen resultados reales relacionados con tus metas prioritarias.

Cada día hazte esta pregunta por lo menos tres veces al día: ¿Lo que estoy haciendo es realmente productivo, o podría eliminarlo? Pon en tela de juicio cada una de las cosas que realizas. Evita las reuniones de pasillo, las interrupciones, el largo tiempo para prepararte un café. Sé asertivo respecto a lo que quieres lograr y simplifica la forma en que haces las cosas.

Recuerda: Elimina lo que no te acerque a tu meta, prioriza y haz solamente aquello que aporte valor a lo que haces.

2. Dieta de Correo electrónico

Un estudio independiente llevado a cabo por Atos Origin determinó que sus empleados pierden hasta el 40% de su tiempo leyendo y contestando correos electrónicos que no añaden ningún tipo de valor al negocio.

Si nuestro objetivo es limitar el tiempo que se gasta en leer correos electrónicos, nos podemos apegar a las siguientes reglas:

  • Revisa tu correo solo dos veces al día, siempre a la misma hora. Revisar tu buzón nunca debe ser lo primero que hagas, de preferencia siempre hazlo después de las 11:00 am, de esta manera iniciaras tu jornada atendiendo las tareas importantes y no ahogándote con decenas de correos.
  • Haz saber a tus clientes, jefes y colegas que tienes un horario establecido para atender el correo electrónico, de esta manera se acostumbrarán a estos horarios. Cualquier asunto realmente urgente será canalizado por otros medios, como una llamada telefónica.
  • Adiós al móvil. Nunca revises tu correo en el celular, ni fuera de horarios de oficina. Cada vez más empresas adoptan esta práctica.
  • No malgastes tu tiempo clasificando el correo en carpetas. Es probable que la gran mayoría de correos que guardas no los volverás a necesitar nunca. Muy pocas posiciones dentro de las empresas requieren guardar los correos con fines documentales, como las áreas legales o de recursos humanos. Elimina sin miramientos.

3. Di no a la “juntitis”.

Una empresa entera, junto con todo su personal, puede ser consumido por una interminable cantidad de juntas, las cuales, por lo general, no aportan absolutamente ningún valor al negocio.

Idealmente, las juntas solo deben realizarse para resolver problemas que han sido previamente planteados, pero la realidad es que se abusa de ellas de forma indiscriminada. Evitar las juntas puede ser complicado al inicio, pero la consistencia hará que tarde o temprano se note el incremento en la productividad.

  • Evita las juntas que no tienen un objetivo claro o una agenda previamente definida.
  • En caso de que tengas que presentar informes de avance ante jefes y colegas, arma un calendario por anticipado y encárgate de enviar la información antes de la junta. De esta manera en la reunión solo será necesario tratar aquellos puntos que no hayan quedado claros.
  • Si diriges un proyecto, nunca hagas juntas con tu equipo para revisar “como van”. Si tienes un buen control del proyecto debes saber exactamente qué hace cada quien y el estado de sus actividades. Esto por supuesto no se aplica para los procesos de Scrum, ya que tiene sus propias reglas de sincronizaciones diarias.
  • Si te invitan a una junta, antes de aceptar solicita que te envíen la agenda y objetivo de la misma. Si es algo que puedes resolver mediante una llamada telefónica o una conversación frente a frente, entonces declina la invitación.
  • Establece un tiempo límite para las juntas que organices. Si existe una agenda bien establecida no es necesario que la reunión dure más de 30 minutos.
  • Si estás en una junta que se ha vuelto improductiva o si los participantes ignoran la agenda, discúlpate, pregunta si puedes aportar algo más, y si no es así, retírate.

4. Una tarea a la vez, no seas una persona “multitasking”.

 Nos convertimos en seres multitareas cuando tratamos de resolver muchas cosas a la vez, en un intento de contraer el tiempo, con la esperanza de podamos hacer muchas cosas antes de que termine el día.

Si tienes tus prioridades bien definidas, no necesitas hacer más de una cosa al mismo tiempo. Contrario a lo que se cree, nuestra mente no está equipada para ocuparse en más de una cosa a la vez, ya que es imposible manejar dos canales de información al mismo tiempo de forma eficiente.

Tratar de hacer más de una cosa a la vez resulta en que tardamos más tiempo en completar estas actividades, que si hubiéramos dedicado tiempo exclusivo para cada una de ellas. Si ya definiste qué actividades requieres realizar para lograr cumplir tus metas, y te tomaste el tiempo para priorizarlas, entonces dedícate a ellas una por una, con concentración absoluta, hasta terminar. Evita distracciones o pedidos “urgentes”.

5. Establece hábitos y automatiza en medida de lo posible.

Improvisar nos retrasa, nos hace perder tiempo y evita concentrarnos en las cosas importantes.

Establecer una rutina diaria nos ayuda a imponer un orden a las actividades que realizamos, dando homogeneidad y consistencia a lo que hacemos.

Define cuál es tu mejor hora del día para realizar actividades creativas y apégate a ese horario. Para algunos es a primera hora del día, otras personas son más nocturnas. Encuentra cómo te sientes más a gusto y acomoda tu horario para incrementar tu productividad.

Identifica también aquellas actividades que pueden hacerse todas de una vez, por ejemplo, cuando lees y contestas correos electrónicos. Está demostrado que una actividad que se hace en batch gasta menos tiempo y energía que si decidieras realizarlas en pequeños lapsos de tiempo en el transcurso del día.

 

Como podemos ver, la aplicación de estas prácticas nos puede llevar a que sea necesarios realizar un cambio de paradigmas, debido a la forma en que estamos acostumbrados a hacer las cosas dentro de nuestro trabajo, sin embargo la aplicación de las mismas puede convertirse en un parteaguas para lograr trabajar, e incluso vivir, de forma más eficiente.